工作细节

行政助理

阿斯托里亚,或者
截止日期:2024年4月5日，星期五

细节:

职位目标: 行政助理是十大电子游戏平台员工的联络点, 委员会, 客户, 还有商业伙伴. 职责包括支持办公室的日常运作, 筛选电话, 安排内部会议. 优秀的组织能力, 此外，你还具备划分任务优先级和按时完成任务的能力, 是必须的. 行政助理是一个注重细节的人, 上进心强又, 独立工作，积极主动解决问题, ，为本处职员及委员会提供行政支援，并确保日常工作顺利进行. 这个职位直接向执行主任报告.

 

主要职责:

• 作为港口行政办公室的一线联系人
• 处理所有来电并协助来电者解决一般问题, 识别正确的部门并将电话转接给合适的人员
• 通过电话、电子邮件和信件保持礼貌和专业的沟通
• 分发收到的邮件
• 管理和跟踪进港船舶包裹，并协助结算
• 管理和订购办公用品
• 安排和协调会议, 港事件, 任命, 日历, 并按要求安排行程
• 负责港口文件的工作流程, 包括取得所需各方的适当签名, 创建数字副本, 并按照港口/国家记录保留政策保存硬拷贝
• 负责遵守公共记录请求的响应标准
• 负责处理停车罚单纠纷
• 准备、修改和分发信件、报告、草稿、备忘录、电子邮件、演示文稿等.，代表各港口部门及港口委员会
• 协调所有港口委员会, 委员会, 和项目会议，包括房间设置和视听组件
• 准备、分发和维护会议记录，包括会议议程、会议包和会议纪要
• 为指定的运营项目提供行政支持，包括项目日历的编制和成本的记录和跟踪
• 处理每日现金/支票收据
• 提供按需更新港口网站
• 根据需要在Facebook和其他网站上维护Port的社交媒体形象
• 根据需要更新办公室政策
• 遵守工作程序，保持工作环境的安全和清洁, 规则, and regulations; consistently maintain a professional demeanor and work ethic
• 为支持港口运营而分配的其他职责和特殊项目

教育及经历: High School Diploma/GED required; Associates, 单身汉, 或其他工商管理证书, 公共管理, 或相关领域优先. 有行政助理的工作经验, 管理协调员, 行政助理, or similar role; previous experience working for a government or public entity is a plus. 有MS Office套件(特别是Word和Excel)和adobeacrobat的实际操作经验. 熟悉办公设备、操作和程序. 有基本平面设计工作经验或熟悉社交媒体平台使用者优先.

技能: 较强的计算机技能，特别是微软Excel和Word. 优秀的口头和书面沟通能力，包括撰写新文件和编辑现有文件，这些文件最终将作为永久公共记录发布. 基本的数学技能. 有扎实的时间管理能力，能分清任务的轻重缓急.

能力: Communicate effectively both verbally and in writing; maintain effective working relationships with other employees, 港口委员, outside contacts and the general public; detail orientated; problem solve independently; establish appropriate priorities; handle confidential information.

工作条件: 主要在办公室工作. 工作涉及到与他人的大量接触, 包括组织内部和外部, 包括各种各样的职责和责任. 工作时间一般是周一到周五早上8点到下午4点半, 但根据港口委员会会议时间表，晚间会议需要出席.

物理的要求: 这里描述的身体需求代表了员工要成功完成这项工作的基本职能所必须满足的要求. 员工必须能够举起或移动25磅的重物. 可以提供合理的便利，使残疾人能够履行基本职能.

这个职位按小时计酬。. 费率为25-29美元/小时. 包括健康、假期和退休福利.

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